PERKEMBANGAN TEKNOLOGI PERKANTORAN
A. Pengertian Teknologi Perkantoran
Teknologi adalah cara melakukan sesuatu untuk memenuhi kebutuhan manusia dengan bantuan alat dan akal sehingga seakan – akan memperpanjang, memperkuat atau membuat lebih ampuh anggota tubuh, panca indera, dan otak manusia.
Teknologi perkantoran itu sendiri adalah peralatan bantu untuk manusia dalam melakukan tugasnya dalam kegiatan administrasi ( Tedja Purnama, 1989;1). Kegiatan tersebut antara lain seperti mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim, dan menyimpan bahan – bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin – mesin kantor.
Dari pengertian diatas kita dapat mengetahui bahwa teknologi perkantoran berkaitan dengan penggunaan peralatan dan mesin mesin atau teknologi untuk membantu manusia dalam melaksanakan perkerjaan administrasi yang dilakukan dikantor.
B. Perkembangan Teknologi Perkantoran dan Pengaruhnya
Peralatan dan mesin-mesin kantor berkembang sesuai dengan tuntunan perkembangan zaman dan teknologi yang ada , contoh sederhana yang cukup jelas misalnya dibidang penggandaan dulu untuk keperluan penggandaan alat yang dipakai adalah mesin tik dan mesin stensil manual, tapi kini sudah mulai menggunakan mesin fotocopy dan computer yang canggih, yang dapat mengirimkan data dari satu tempat ketempat yang lain bahkan dengan kemajuan internet pengiriman data dapat dilakukan dengan jarak yang berbeda dan mungkin juga antar Negara. Kemajuan dan kompleksitas teknologi perkantoran sedikit banyak akan membawa dampak terhadap pekerjaan itu sendiri, prosedur kerja maupun terhadap pekerjaan itu. Perkembangan teknologi perkantoran mempunyai pengaruh yang positif terhadap ketenagakerjaan, prosedur kerja dan hasil kerja perkantoran itu sendiri disamping dampak negatifnya.
a. Dampak positif terhadap ketenagakerjaan yaitu:
· Peningkatan mutu tenaga kerja
· Meningkatkan kegairahan dan kedisiplinan kerja
· Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
· Meringankan tanaga dan pikiran pegawai
· Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu
· Mempercepat penyelesaian pekerjaan
· Mempermudah menyelesikan pekerjaan
· Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
· Mempertinggi jumlah hasil perkerjaan
· Memenuhi standar mutu tertentu
· Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor
b. Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketengakerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut :
· Megurangi penggunaan tenaga kerja dan barakibat menambah pengangguran
· Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterapilan tertentu
· Menimbulakan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan
· Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya
· Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.
JENIS-JENIS MESIN KANTOR
1. Mesin Ketik Manual
Adalah mesin yang pertama yang digunakan untuk mencetak kata.
Merupakan mesin ketik pertama yang digunakan dalam kegiatan perkantoran mesin ini digunakan tanpa memerlukan listrik
Jenis-jenis mesn ketik manual:
· Standar yaitu mesin tik yang mempunyai ukuran panjang rol/gandaran mulai dari 13 sampai dengan 27. Mesin tik ini dapat dipergunakan untuk mengerjakan segala pekerjaan dengan menggunakan ukuran kertas double folio.
· Semi standar yaitu mesin tik berukuran 13 mesin tik ini juga dilengkapi tabulator penuh. Mesin mampu mengerjakan dengan menggunakan kertas berukuran ½ kali folio
· Portable yaitu mesin tik yang menggunakan panjang rol/gandaran 9 ½ hingga 10. Mesin ini akan dianggap sangat praktis karena terbentuknya yang mudah dibawa kemana-mana
2. Mesin Ketik Elektronik
Adalah mesin ketik yang cara kerjanya digerakkan dengan mempergunakan tenaga listrik
Mesin ketik ini memiliki cirri-ciri sebagai berikut:
· Tenaga penggeraknya menggunakan tenaga listrik
· Komponen dan cara kerja mesin mekanis
· Tulis-tulisannya seperti yang terdapat pada mesin tik manual ditambah saklar
Jenis huruf-huruf mesin tik elektrik antara lain
· Mesin tik elektrik dengan system huruf batang
· Mesin tik elektrik dengan system huruf bola
3. Mesin Hitung Manual
Mesin jumlah manual adalah mesin yang dapat menghitung perkalian yang sederhana tetapi cara menghitungnya seperti penjumlahan sehingga untuk mencapai hasilnya relatif lama. Mesin jumlah manual termasuk salah satu jenis mesin hitung karena berupa mesin yang dipergunakan untuk menghitung angka-angka.
Jenis-jenis mesin hitung :
v Menurut kemampuannya dibedakan menjadi:
a. Mesin jumlah : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi dan mengalikan sederhana.
b. Mesin hitung : mesin yang memiliki kemampuan untuk menjumlah, mengurangi, mengalikan, membagi.
v Menurut tenaga penggeraknya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung tangan : mesin hitung yang digerakkan dengan tangan (tenaga manusia), dilengkapi dengan engkol.
b. Mesin hitung listrik : mesin hitung yang digerakkan dengan tenaga listrik.
v Menurut cara kerja dan komponen mesinnya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung mekanik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
b. Mesin hitung elektronik : mesin hitung yang cara kerja dan komponen mesinnya terdiri dari elemen elektronik, berupa rangkaian kabel-kabel, tidak saling bergerak, biasanya digerakkan dengan tenaga listrik atau batere.
v Menurut jumlah kunci-kuncinya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung berkunci sepuluh : mesin yang jumlah kuncinya tidak begitu banyak. Pada papan kunci terutama berisi tuts angka 0 samapi 9.
b. Mesin hitung berkunci penuh : mesin hitung dengan kunci / tuts pada papan kunci jumlahnya banyak sehingga tampak memenuhi papan tuts tersebut.
v Menurut penyajian hasilnya dibedakan menjadi:
a. Mesin hitung pencetak : mesin hitung yang mencetak angka-angkanya pada kertas hitung / kertas roll.
b. Mesin hitung tidak mencetak : mesin hitung yang tidak, mencetak angka-angkanya pada kertas hitung
4. Mesin Penjilid
1. Mesin pejilid dapat dibedakan menjadi :
v Menurut jenisnya dapat dibedakan atas:
a. Mesin penjilid buku yang bentuknya lebih besar dipergunakan untuk menjilid buku-buku dalam jumlah besar.
b. Mesin penjilid laporan yang bentuknya lebih kecil dipergunakan untuk menjilid laporan dengan pejepit plastik atau kawat spiral.
v Menurut tenaga penggeraknya dapat dibedakan atas:
a. Mesin penjilid manual yaitu digerakkan dengan tangan.
b. Mesin penjilid listrik yaitu yang digerakkan dengan tanaga listrik.
2. Ciri-ciri mesin penjilid
v Penjilidan menggunakan plastik berbentuk spiral dengan hasil jilidan menyerupai album foto.
v Bagian tepi kertas laporan yang akan dijilid diberi lubang-lubang lebih dahulu.
v Tenaga penggerak tangan
v Cara kerja dan komponen mesinnya mekanis.
3. Cara kerja mesin penjilid
v Tepi kertas yang akan dijilid diberi lubang secara otomatis.
v Gigi plastik penjilid spiral dibuka kemudian dimasukkan kedalam lubang-lubang kertas sampai seluruhnya rapi.
v Untuk membuka jilidan tinggal membuka seluruh gigi plastik penjilid.
4. Cara pemeliharaan mesin penjilid
v Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
v Setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihakan.
v As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
5. Macam-macam plastik penjilid yaitu:
v Plastik penjilid bulat
v Plastik penjilid oval
v Plastik penjilid punggung sempit.
